Goed om te weten
Privacy policy
Hoe GRW Digital omgaat met gegevens van websitebezoekers, salons en zakelijke contactpersonen, en hoe we die scheiden van klant- en patiëntgegevens van salons.
1. Wie is verantwoordelijk?
Sovado is een merk en product van GRW Digital, ingeschreven in het Handelsregister onder KvK-nummer 42042001. Postadres: De Haar 55, 7823 CT Emmen, Nederland. Dit is uitsluitend een postadres, geen bezoekadres. E-mail: info@sovado.nl. Bedrijfswebsite: grwdigital.nl.
GRW Digital is verwerkingsverantwoordelijke voor haar eigen website, zakelijke relatiebeheer, account- en facturatieadministratie en eigen marketing. Voor de inhoud die een salon over haar klanten, patiënten of personeel in Sovado beheert, handelen wij in beginsel als verwerker namens die salon. Een andere rol wordt niet stilzwijgend aangenomen.
2. Welke gegevens en bronnen?
Wij onderscheiden gegevens over een salon als onderneming van gegevens over natuurlijke personen. Een salonnaam, eenmanszaak, persoonlijk zakelijk e-mailadres of woonadres kan ook een persoonsgegeven zijn. Het label “zakelijk” neemt de bescherming van de AVG niet weg.
Wij ontvangen gegevens wanneer je contact opneemt, een account of abonnement afsluit, gegevens in je bedrijfsprofiel invult of informatie voor publicatie aanlevert. Een bevoegde salonbeheerder kan zakelijke contact- en gebruikersgegevens doorgeven. Een openbare bron geeft ons geen onbeperkt recht op hergebruik; bij gebruik van een andere bron informeren wij de betrokkene volgens artikel 14 AVG, uiterlijk binnen een maand en eerder als wij contact opnemen of de gegevens verstrekken.
- Zakelijke relatie- en accountgegevens: salonnaam, zakelijke contactpersoon, e-mailadres, accountidentificatie, bevoegdheden, gekozen pakket en correspondentie.
- Administratieve gegevens: bedrijfs- en factuurgegevens, KvK- en eventuele btw-gegevens, facturen en betaalstatussen die nodig zijn voor onze eigen dienstverlening.
- Openbare profielgegevens: uitsluitend de gegevens die de salon voor publicatie beschikbaar stelt, zoals handelsnaam, logo, website, omschrijving, diensten, openingstijden en een openbare bedrijfslocatie of plaatsnaam.
- Technische en voorkeursgegevens: onder meer IP-adres, browsergegevens, gevraagde pagina, cookiekeuze, tijdstip en bewijs van een toestemming, intrekking of bezwaar, voor zover nodig voor het betreffende doel.
3. Doelen en rechtsgrondslagen
Wij koppelen ieder gebruik aan een concreet doel en een geldige grondslag. Een contractuele licentie voor een logo of bedrijfsprofiel is niet automatisch toestemming voor verwerking van persoonsgegevens. Een privacyverklaring beschrijft verwerking; het lezen of accepteren ervan is geen algemene toestemming.
- Een aanvraag behandelen en een overeenkomst uitvoeren: artikel 6 lid 1 onder b AVG wanneer je zelf contractspartij bent of om voorbereidende stappen vraagt. Voor contactpersonen en medewerkers van een zakelijke klant gebruiken wij, waar passend, artikel 6 lid 1 onder f AVG: het belang bij correcte zakelijke communicatie en uitvoering van de klantrelatie.
- Eigen facturatie, fiscale administratie en wettelijke verplichtingen: uitvoering van de overeenkomst en artikel 6 lid 1 onder c AVG, voor zover een concrete wettelijke plicht geldt.
- Veilig beheer, misbruik voorkomen en juridische aanspraken behandelen: artikel 6 lid 1 onder f AVG, na toetsing van noodzaak, minder ingrijpende alternatieven en de belangen van betrokkenen. Dit is geen grondslag voor onbeperkte monitoring.
- Openbare profielen, klantreferenties en direct marketing: alleen binnen de hierna beschreven grenzen, met een afzonderlijk beoordeelde grondslag. Waar toestemming nodig is, gebruiken wij artikel 6 lid 1 onder a AVG en vragen wij die vooraf, specifiek en vrijwillig.
4. Salongidsen, overzichten en boekingsplatforms
GRW Digital kan door de salon voor publicatie beschikbaar gestelde bedrijfsprofielgegevens gebruiken in eigen openbare salongidsen, salonoverzichten en boekingsplatforms. Het doel is salons vindbaar en vergelijkbaar te maken en bezoekers te laten doorklikken naar een profiel, website of boekingsmogelijkheid. Publicatie is zichtbaar voor bezoekers en kan door zoekmachines worden geïndexeerd.
Vóór eerste publicatie krijgt de salon informatie over de betreffende omgeving, de te tonen gegevens en correctie of afmelding. Niet-openbare contactgegevens, privéadressen, financiële gegevens en interne bedrijfsinformatie worden hiervoor niet gebruikt. Bij gegevens die een persoon identificeren beoordelen wij afzonderlijk de grondslag; voor niet-noodzakelijke publicatie van persoonlijke profielinformatie vragen wij vooraf specifieke toestemming.
Dit is geen toestemming voor verkoop van salongegevens aan derden, gebruik door een andere zelfstandige exploitant of een nieuw onverenigbaar doel. Bestaande gegevens worden niet door alleen deze tekst opnieuw te publiceren voor nieuwe doeleinden vrijgegeven. Correctie, intrekking of afmelding is kosteloos mogelijk via info@sovado.nl.
5. Klantreferenties en reclame
Als dat rechtsgeldig is afgesproken, mogen wij een openbare salonnaam en het voor publicatie aangeleverde logo gebruiken om de zakelijke klantrelatie met Sovado te vermelden. Deze toestemming voor merkgebruik omvat geen verzonnen aanbevelingen, klantdossiers, individuele medewerkers, portretfoto’s, resultaten of casestudy’s. Voor zulke aanvullende publicaties is een afzonderlijke afspraak nodig.
Voor elektronische reclame is voorafgaande toestemming nodig, tenzij de wettelijke uitzondering voor eigen gelijksoortige diensten aan bestaande klanten van toepassing is. Dan moet het adres bij een verkoop zijn verkregen en moet bezwaar mogelijk zijn bij verzameling en in ieder bericht. Het hebben van een account, het aanvragen van informatie of het accepteren van algemene voorwaarden is op zichzelf geen toestemming voor reclame.
Je kunt je in ieder reclamebericht eenvoudig afmelden of mailen naar info@sovado.nl. Bij bezwaar tegen direct marketing stoppen wij de verwerking voor dat doel, inclusief daarmee samenhangende profilering. Intrekking van toestemming is kosteloos en even eenvoudig als het geven ervan. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht; noodzakelijke serviceberichten kunnen blijven komen.
Wij uploaden geen salonklant- of patiëntbestanden naar advertentieplatforms en gebruiken die gegevens niet voor onze eigen marketing. Cookiekeuzes staan los van e-mailtoestemming en toestemming voor publicatie van persoonsgegevens.
6. Gegevens van salonklanten en patiënten
Klantnamen, contactgegevens van salonklanten, afspraken, behandelgegevens, gezondheidsgegevens, foto’s, betaalgegevens en notities die een salon in Sovado beheert, behoren niet tot de openbare salongegevens voor onze marketing. Hetzelfde geldt voor personeelsdossiers. Deze gegevens worden voor de salon verwerkt volgens haar rechtmatige instructies en de verwerkersovereenkomst.
Voor vragen of rechten over een dossier bij een salon kun je eerst die salon benaderen. Wij ondersteunen de salon bij de afhandeling en beslissen niet zelfstandig over diens dossiers, tenzij de wet dat vereist. Gebruik van die inhoud voor eigen advertenties, openbare lijsten of training van algemene AI-modellen is uitgesloten.
7. Website, contact en cookies
Met de demo- en pilotformulieren verstuur je de ingevulde contact- en salongegevens vanuit deze website per e-mail naar Sovado. We gebruiken je gegevens en toelichting om de aanvraag te beoordelen en contact met je op te nemen. Bij de pilot vragen we ook naar het type salon, je teamgrootte, je huidige werkwijze en je motivatie. Een aanvraag maakt geen account aan. Losse e-maillinks openen je eigen e-mailprogramma. Stuur niet meer persoonsgegevens mee dan nodig en neem geen klant- of patiëntdossiers op in je aanvraag.
Bij websitebezoek ontvangt de webserver technische verzoekgegevens, waaronder je IP-adres. De huidige eigen code van deze commerciële website bevat geen actieve analytische meetdienst of advertentiepixel. De homepage laadt de Font Awesome-pictogrammen vanaf deze website, zonder verbinding met een externe pictogrammendienst. De exacte logging, bewaartermijnen en eventuele internationale doorgiften van hosting moeten nog worden bevestigd.
Zoeken in het helpcentrum filtert tijdens het typen lokaal. Als je de zoekopdracht indient, staat de zoekterm in het webadres en kan die in browsergeschiedenis en serverlogs terechtkomen. Gebruik daarom geen klant- of patiëntgegevens als zoekterm. De taalkeuze staat in het webadres. De cookieverklaring beschrijft de noodzakelijke cookie voor je voorkeuren en de sessiecookies die de demo- en pilotformulieren beveiligen.
8. Ontvangers en doorgifte
Voor de dienstverlening kunnen passende hosting-, e-mail-, betaal- en ondersteuningsdiensten worden ingeschakeld. Zij krijgen alleen toegang voor hun noodzakelijke taak. Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken zijn verwerkersafspraken nodig. Een betaaldienstverlener kan voor eigen wettelijke taken zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. De feitelijke partijen, rollen en locaties zijn in dit overzicht nog niet gespecificeerd.
Een openbaar salonprofiel of een klantreferentie wordt gedeeld met het publiek binnen de hierboven beschreven grenzen. Vertrouwelijke salondata worden niet door die publicatieclausules vrijgegeven. Wij kunnen gegevens verstrekken bij een concrete wettelijke verplichting of voor een noodzakelijke juridische aanspraak, met beperking tot wat daarvoor nodig is.
Persoonsgegevens mogen alleen buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven met een geldige doorgiftegrondslag, bijvoorbeeld een toepasselijk adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen met de vereiste beoordeling en aanvullende waarborgen. Deze verklaring bevestigt geen specifieke opslaglocatie of bestaande doorgifteregeling. Informatie over toepasselijke waarborgen en een kopie daarvan kun je opvragen via info@sovado.nl.
9. Bewaartermijnen en beveiliging
Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor het betreffende doel. Waar een precieze termijn nog niet is vastgesteld, gebruiken wij de onderstaande criteria; de daadwerkelijke verwijdertermijnen en back-upcyclus moeten nog worden gecontroleerd. Een mogelijke toekomstige marketingwens is geen reden om alle systeemgegevens onbeperkt te bewaren.
Wij moeten passende technische en organisatorische beveiliging toepassen, toegang beperken tot bevoegde personen en incidenten behandelen volgens de AVG en de verwerkersafspraken. Deze verklaring geeft geen garantie dat beveiligingsincidenten onmogelijk zijn en bevestigt geen ongecontroleerde certificering, versleutelingsmethode of back-upfrequentie.
- Aanvragen en correspondentie: zolang nodig om de vraag af te handelen en relevante afspraken of aanspraken te onderbouwen; niet automatisch opnemen in een marketingbestand.
- Account- en contractgegevens: tijdens de klantrelatie en daarna uitsluitend voor noodzakelijke afwikkeling, een concrete wettelijke bewaarplicht of juridische aanspraak.
- Eigen fiscale basisadministratie: in beginsel zeven jaar vanaf het wettelijk relevante beginmoment; een toepasselijke langere wettelijke termijn gaat voor. Dit betreft onze administratie en is geen algemene bewaartermijn voor dossiers van salonklanten.
- Openbare profielen en referenties: zolang het overeengekomen doel, de grondslag en de toestemming of licentie geldig zijn. Na intrekking of vervallen van het doel stoppen wij nieuw gebruik en verwijderen wij beheerde publicaties zonder onnodige vertraging.
- Marketingvoorkeuren: voor het toegestane marketingdoel tot afmelding of vervallen van de grondslag. Daarna bewaren wij zo nodig alleen minimaal bewijs en een uitsluitingsregistratie om je bezwaar te respecteren en naleving aan te tonen; dit is geen actief marketingprofiel.
- Cookievoorkeur: 180 dagen na een opgeslagen keuze. Gegevens die namens salons worden verwerkt: volgens hun rechtmatige instructies, de verwerkersovereenkomst en afgesproken verwijdering van actieve opslag en back-ups.
10. Je rechten en bezwaar
Je kunt binnen de wettelijke voorwaarden inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdracht van je persoonsgegevens vragen. Tegen verwerking op gerechtvaardigd belang kun je bezwaar maken. Tegen direct marketing heb je een onvoorwaardelijk recht van bezwaar; wij gebruiken die gegevens daarna niet meer voor dat doel.
Mail je verzoek naar info@sovado.nl. Wij reageren zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen één maand na ontvangst. Als de wet wegens complexiteit of aantallen verzoeken verlenging met maximaal twee maanden toestaat, informeren wij je daarover binnen de eerste maand met een reden. Wij vragen alleen aanvullende identificatie als dat noodzakelijk en evenredig is; stuur niet uit eigen beweging een volledige kopie van je identiteitsbewijs.
Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde toezichthouder. Gegevens die noodzakelijk zijn voor een contract of wettelijke plicht kunnen vereist zijn om de dienst te leveren. Optionele publicatie of marketing is geen voorwaarde voor normaal gebruik van Sovado. Deze marketingbepalingen geven geen toestemming voor uitsluitend geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen.
11. Wijzigingen
De versiedatum staat bovenaan. Wij informeren betrokkenen over wezenlijke wijzigingen voordat een nieuw gebruik begint en vragen opnieuw toestemming waar dat nodig is. Een wijziging van deze verklaring verruimt bestaande toestemmingen, contractuele licenties of verwerkersinstructies niet automatisch.